Statuts et règlements

Introduction

DÉSIGNATION

À moins d’indication contraire, les mots suivants désignent:

• l’Association: «L’Association des familles Dubois inc.», corporation sans but lucratif selon les Lois de la Province de Québec.
• membre: toute personne membre de l’Association selon les termes de l’article 2 des Règlements.
• Conseil: Le Conseil d’administration de l’association selon les termes de l’article 4 des Règlements.
• conseiller: membre élu au Conseil selon les termes de l’article 4 des Règlements.

TERMINOLOGIE

Tout terme employé dans ces règlements et désignant une personne doit être interprété tant au genre féminin qu’au genre masculin. Exemples: président-présidente, trésorier-trésorière, candidat-candidate etc.

Statuts de l’Association

ARTICLE 1 – BUTS DE L’ASSOCIATION

• Grouper en association les descendants des différents ancêtres Dubois (hommes ou femmes), en ligne directe ou par alliance, ainsi que toute personne amie ou proche de ces descendants et toute personne intéressée à l’Association.
• Faire connaître l’histoire des ancêtres Dubois, hommes et femmes.
• Organiser et tenir des conférences, réunions ou assemblées pour renforcer les liens entre les membres de l’Association.
• Éditer, imprimer et distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus.
• Honorer la mémoire des ancêtres Dubois, hommes et femmes, ou de leurs descendants par l’érection de monuments, de plaques-souvenirs ou de symboles pour marquer les événements historiques.
• Recueillir les documents susceptibles de créer des archives sur les ancêtres et leurs descendants et rendre ces archives disponibles aux membres, aux historiens, aux généalogistes et aux autres chercheurs intéressés.

ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01 SIÈGE SOCIAL

Le siège social de l’Association est déterminé par le Conseil d’administration à l’endroit jugé le plus opportun pour le fonctionnement le plus optimal et le plus économique.

ARTICLE 2 – LES MEMBRES

2.01 CATÉGORIES DE MEMBRES

• L’Association a trois catégories de membres: le membre adulte, le membre jeune, et le membre émérite. Les membres ayant acquis précédemment le statut de membre à vie le conserve.
• Un membre adulte est une personne physique âgée d’au moins 18 ans,
• Un membre jeune est une personne physique de moins de 18 ans dont la demande d’adhésion a été autorisée par la personne adulte qui en a l’autorité. Le membre jeune bénéficie d’un taux de cotisation inférieur à celui du membre adulte.
• Un membre émérite est un membre adulte qui a été désigné comme tel par le Conseil en vertu de ses compétences ou de ses réalisations exceptionnelles au sein de l’Association. Le membre émérite n’a aucune cotisation à payer tant et aussi longtemps qu’il souhaite demeurer membre de l’Association.

2.02 ACCEPTATION D’UN MEMBRE

Toute personne descendant d’un ancêtre Dubois (homme ou femme), directement ou par alliance, peut devenir membre de l’Association.

Le conjoint d’un membre peut participer à toutes les réunions et à toutes les activités de l’Association. Pour pouvoir participer au vote lors des assemblées, il devra cependant être un membre en règle.

Toute personne amie ou proche d’un descendant d’un ancêtre Dubois et toute personne intéressée à l’Association peut aussi devenir membre de l’Association.

Le registraire de la liste des membres informe la personne de son acceptation et lui communique son numéro de membre.

Le nom d’un nouveau membre et s’il y a lieu du membre qui l’aura parrainé sera publié à la première occasion dans la revue Le Boisé.

2.03 COTISATIONS

Les cotisations pour les membres seront payables aux taux et aux moments déterminés par résolution du conseil d’administration.

2.04 MEMBRE EN RÈGLE

Est considéré comme membre en règle un membre adulte ou jeune dont la cotisation a été acquittée dans les délais fixés par le conseil d’administration.

Le membre émérite est considéré comme un membre en règle.

2.05 SUSPENSION ET EXPULSION

Le Conseil pourra, par résolution, suspendre pour une période qu’il déterminera ou expulser définitivement de l’Association un membre dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’Association.

Cette suspension ou cette expulsion ne pourra survenir qu’à la suite d’une rencontre avec le membre pour tenter de concilier ses agissements avec les objectifs de l’Association.

Cette décision du conseil d’administration sera finale et sans appel.

2.06 DÉMISSION

Tout membre en règle peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de l’Association.

Cette démission entre en vigueur immédiatement après réception de cet avis. Le registraire de la liste de membres accuse réception de l’avis auprès de l’expéditeur.

2.07 DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES

Les membres adultes et les membres émérites ont le droit de vote aux assemblées de l’Association.

Tous les membres en règle ont le droit de recevoir la revue Le Boisé. Les membres jeunes ne peuvent la recevoir que dans sa version numérisée.

Tous les membres en règles ont le droit de participer aux activités et aux rassemblements de l’Association selon les modalités spécifiées par le Conseil. Si le Conseil le permet, ils pourront aussi amener leurs parents et amis à certaines activités.

Les membres ont le devoir de participer au meilleur de leurs capacités aux activités de l’Association.

Les membres ont aussi le devoir de faire la promotion de l’Association chaque fois que l’occasion se présente.

Un membre peut parrainer une ou plusieurs personnes comme nouveaux membres.

2.08 BIENFAITEURS DE L’ASSOCIATION

Est considéré comme bienfaiteur de l’Association tout individu, qu’il soit membre ou non de l’Association, qui a fait un don à l’Association, soit en argent, soit en services non reliés à une fonction acceptée au sein de l’Association, soit en biens pertinents pour l’Association (volumes, archives, etc.).

Avec l’accord de ceux-ci le Conseil publiera dans la revue Le Boisé la liste des bienfaiteurs et la nature de leur don et en fera la lecture à l’assemblée générale annuelle.

À sa discrétion et avec l’accord de ceux-ci, le Conseil pourra aussi faire valoir en dehors de l’Association la participation des bienfaiteurs.

ARTICLE 3 – LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

3.01 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle des membres de l’Association aura lieu à la date et à l’endroit que le Conseil déterminera chaque année, mais dans un délai inférieur à quatre mois de la fin de l’année financière de l’Association.

Le Conseil doit informer les membres de la date de l’assemblée générale annuelle au moins 30 jours avant la tenue de celle-ci.

3.02 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

• Le Conseil peut convoquer une assemblée générale spéciale s’il le juge à propos.
• Le Conseil doit convoquer un assemblée générale spéciale dans les meilleurs délais si le secrétaire a reçu par écrit une demande à cette fin signée par au moins 10% des membres en règle; une telle demande devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale.
• Le Conseil doit informer les membres de la tenue d’une assemblée générale spéciale au moins 15 jours avant la tenue de celle-ci.

3.03 AVIS DE CONVOCATION

Le Conseil utilisera le moyen le plus approprié pour convoquer les membres à une assemblée générale: publication dans la revue Le Boisé, ou envoi postal, ou envoi par courrier électronique, ou appel téléphonique, ou un amalgame de ces moyens.

3.04 DÉROULEMENT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Les membres en règle présents constituent le quorum pour toute assemblée générale.

Seuls les membres en règle adultes ou émérites auront le droit de vote, chaque membre ayant un seul droit de vote.

Le membre doit être présent pour voter: les votes par procuration ne sont pas valides.

Les voix se prennent par vote ouvert ou par scrutin secret sur une proposition acceptée par la majorité des membres présents.

Au cas d’égalité des voix, le président a un second vote ou vote prépondérant.

ARTICLE 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.01 LE NOMBRE DE CONSEILLERS

Les affaires de l’Association seront administrées par un Conseil composé de sept (7) conseillers.

4.02 PARITÉ FEMMES – HOMMES

Dans un objectif de parité femmes-hommes, le Conseil fait la promotion des candidatures féminines de sorte que le Conseil compte le plus grand nombre possible de femmes parmi ses conseillers.

4.03 ÉLIGIBILITÉ AU CONSEIL

Tout membre en règle adulte ou émérite est éligible comme conseiller.

4.04 DURÉE DES MANDATS

Le conseiller élu entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu.

Il demeurera en fonction pour deux (2) ans ou jusqu’à ce que son successeur ait été élu.

Un membre peut être élu conseiller pour plusieurs mandats successifs.

4.05 ÉLECTIONS

Afin d’assurer une rotation ainsi qu’une stabilité au sein du Conseil, aux années paires les membres doivent élire quatre (4) conseillers et aux années impaires trois (3) conseillers.

Pour commencer cette rotation, suite à l’élection des 7 conseillers un tirage au sort sera fait pour déterminer les postes qui seront d’une durée d’un an. (modifié 2019)

L’élection permettra aussi de combler un poste pour la fin du mandat si un conseiller a démissionné, a été exclu ou est décédé en cours de mandat.

4.06 MODALITÉS D’ÉLECTION

La liste des membres ayant droit de vote est close à partir de la date d’envoi de l’avis de convocation pour l’assemblée générale.

Un membre peut par écrit se proposer candidat au poste de conseiller en tout temps jusqu’à la période de mise en candidature de l’assemblée générale; au moins un membre doit appuyer sa proposition.

Un membre peut être proposé comme candidat par un autre membre, par proposition écrite dûment appuyée, en tout temps jusqu’à la période de mise en candidature de l’assemblée générale.

En assemblée générale au moment de l’élection, lors de la période de mise en candidature, d’autres personnes peuvent alors se porter volontaires ou être proposées, avec l’appui d’au moins un autre membre.

Un membre peut être mis en candidature et être élu conseiller même s’il n’est pas présent à l’assemblée générale à condition que le Conseil ait préalablement reçu son acception écrite d’être candidat.

Au moment de l’élection, les membres ayant droit de vote élisent parmi les membres qui ne peuvent être candidats un président et un secrétaire d’élection qui agiront aussi comme scrutateurs.

Ceux-ci établissent la liste des candidats volontaires et des candidats proposés. Ils confirment l’acceptation de chaque membre comme candidat en commençant par les derniers ajoutés à la liste.
S’il y a plus de candidats que de postes à combler, ils passent au scrutin, en compilent les résultats et les communiquent à l’assemblée.

S’il y a scrutin, le vote se fait au scrutin secret. Il y a un seul scrutin pour l’ensemble des postes à combler. Les postes sont comblés par les premiers candidats ayant obtenus le plus grand nombre de voix par ordre décroissant. Si une égalité des voix rend cette méthode impossible à appliquer, il y aura un autre scrutin seulement pour le ou les postes qui n’ont pu être comblés et sans procéder à une nouvelle mise en candidature.

4.07 RÉMUNÉRATION

Les conseillers agissent comme bénévoles et ne sont pas rémunérés pour leurs services.

Le conseil d’administration pourra déterminer le remboursement de certains frais de déplacement ou de représentation, en tenant compte des capacités financières de l’Association et en considérant des tarifs près des coûts réels et raisonnables pour un organisme sans but lucratif.

4.08 FONCTIONS DES CONSEILLERS

Les conseillers voient à l’administration des affaires courantes de l’Association.

Ils sont tous les premiers responsables du recrutement des membres pour l’Association.

Ils sont tous les premiers responsables pour créer des liens entre les membres et entre les membres et le Conseil.

À ces fins le Conseil peut leur attribuer un territoire géographique pour le recrutement et un certain nombre de membres à contacter.

Sauf exception, seuls les conseillers peuvent être officiers de l’Association.

4.09 MANDATS PARTICULIERS

Le Conseil peut confier à un conseiller ou à tout autre membre qui l’accepte un mandat particulier pour un comité ou une tâche particulière.

À titre d’exemples (liste non fermée):

• l’édition et la distribution de la revue Le Boisé;
• la préparation des activités pour un assemblée générale annuelle;
• la mise à jour du site internet de l’Association;
• l’animation de pages pour l’Association sur différents groupes internet: Facebook, Instagram ou autres;
• contacter les membres pour leur anniversaire.

ARTICLE 5 – ASSEMBLÉES DU CONSEIL

5.01 MODALITÉS DES ASSEMBLÉES

Une assemblée du Conseil peut être tenue selon différentes formules: par une rencontre physique, par une conférence-téléphonique, par une assemblée virtuelle par moyens électroniques ou par une combinaison de ces formules pour une même assemblée.

Le Conseil peut établir à l’avance un calendrier pour ses assemblées; il doit tenir au moins une assemblée par année.

5.02 CONVOCATION

Les assemblées du Conseil sont convoquées directement par le président ou par le secrétaire sur réception d’une demande écrite de la majorité des conseillers.

5.03 AVIS DE CONVOCATION

L’avis de convocation peut être transmis par écrit par la poste, ou par courrier électronique ou par appel téléphonique ou par internet.

5.04 QUORUM ET VOTE

Une majorité des conseillers en exercice devra participer à chaque assemblée pour constituer le quorum requis.

Toutes les questions soumises au vote sont décidées à la majorité des voix des conseillers présents.

Chaque conseiller n’a qu’un seul vote.

Au cas d’égalité des voix, le président a un second vote ou vote prépondérant.

ARTICLE 6 – LES OFFICIERS

6.01 DÉSIGNATION

Les officiers de l’Association sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et l’archiviste-généalogiste.

6.02 ÉLECTION

À sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle, le Conseil élira parmi ses membres les officiers de l’Association.

6.03 RÉMUNÉRATION

Aucun officier de l’Association ne sera rémunéré pour cette fonction.

6.04 DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de l’Association, ou pour toute raison jugée satisfaisante par le Conseil, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout autre conseiller.

Exceptionnellement s’il ne se trouve au sein des conseillers aucune personne apte ou volontaire pour les fonctions de trésorier ou d’archiviste, le Conseil peut choisir un membre qui n’est pas conseiller pour remplir l’une de ces fonctions.

La personne choisie pourra assister et participer aux assemblées du Conseil, mais sans droit de vote.

6.05 PRÉSIDENT

Le président agit comme chef du Conseil et de l’Association.

Il préside les assemblées du Conseil et les assemblées des membres.

Il voit à l’exécution des décisions du Conseil.
Il signe tous les documents requérant sa signature.

Il représente l’Association à toutes les autres associations et à tous les comités auxquels l’Association participe, sauf si le Conseil a désigné un autre représentant.

Il remplit toutes les obligations normalement reliées à son poste et tout autre mandat à lui confié par le Conseil.

6.06 VICE-PRÉSIDENT

Au cas d’absence, d’incapacité ou de démission du président, le vice-président en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.

Il peut aussi remplacer le président à la demande de celui-ci pour des mandats particuliers.

6.07 SECRÉTAIRE

Il rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et en fait la lecture aux assemblées.

Après l’adoption d’un procès-verbal du Conseil ou de l’assemblée des membres il le signe conjointement avec le président.

Il a la charge du registre des procès-verbaux de l’Association.

Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou les mandats confiés par le Conseil.

6.08 TRÉSORIER

Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité.

Il perçoit les cotisations, contributions, dons en espèces, subvention et autres recettes qu’il dépose dans une institution financière selon les instructions du Conseil.

Il gère les déboursés de l’Association selon les directives du Conseil.

En tant que registraire de la liste des membres, il tient à jour une liste et un fichier des membres.

Il soumet un rapport financier de l’Association à l’assemblée générale annuelle des membres.

Il remplit toutes fonctions qui lui sont attribuées par le Conseil.

6.09 ARCHIVISTE-GÉNÉALOGISTE

L’archiviste recueille les documents qui lui sont fournis par les membres, sous quelque format que ce soit, concernant l’histoire des familles Dubois et de leurs descendants, de même que ceux concernant l’histoire de l’Association.

Au meilleur de sa connaissance, il classe ces documents; il les conserve pour le bénéfice de l’Association.

Au besoin il rend ces archives accessibles aux membres ou aux chercheurs intéressés.

S’il est qualifié comme généalogiste, l’archiviste-généalogiste travaille à la confection d’une forme de dictionnaire généalogique pour les principales familles-souches dont des descendants sont membres de l’Association.

6.10 VACANCES

Si, pour quelque raison que ce soit, un poste d’un des officiers devient vacant en cours de mandat, le Conseil, s’il le juge à propos, peut élire ou nommer un autre membre ou un autre conseiller pour remplir les fonctions jusqu’à la fin prévue du mandat. Le Conseil peut demander aussi à un autre officier de cumuler des fonctions jusqu’à la fin prévue du mandat.

ARTICLE 7 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES

7.01 ANNÉE FINANCIÈRE

L’exercice financier de l’Association se termine le 31 mai de chaque année.

7.02 VÉRIFICATION

L’Association n’est pas tenue de faire une vérification comptable de ses opérations.

7.03 FINANCES – EFFETS BANCAIRES

• Sauf pour les dons reçus dans un but spécifique, tous les autres argents perçus serviront à défrayer les dépenses encourues pour l’administration de l’Association.
• Les argents seront déposés au compte de l’Association dans une institution déterminée par le Conseil.
• Tout paiement se fera par chèque ou par transaction électronique sécurisée.
• Tous les chèques, billets et autres effets bancaires seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par résolution du Conseil.

7.04 OBJECTIF DE DÉFICIT ZÉRO

À chaque année le Conseil visera à ce que les opérations ne soient pas déficitaires (les dépenses de l’année en cours n’excèdent pas les revenus de l’année en cours).

Il faut une résolution expresse du Conseil pour puiser dans les réserves financières de l’Association et le Conseil devra l’expliquer en assemblée générale annuelle.

7.05 EMBAUCHE, SOUS-TRAITANCE ET CONTRATS

Le Conseil ne peut embaucher de personnel permanent pour l’association.

Le Conseil peut embaucher des sous-traitants occasionnels ou signer des contrats des sous-traitance après s’être assuré que les fonds sont disponibles pour le faire, que les mandats sont explicites et que les résultats sont garantis selon les attentes exprimées et sans dépassement de coûts.

7.06 OBJECTIF DE FAILLITE ZÉRO

Si les réserves financières de l’Association deviennent épuisées, le Conseil ne pourra ni impliquer l’Association dans un emprunt, ni engager quelque dépense que ce soit avant que les revenus courants soient disponibles pour couvrir cette dépense.

En pareil cas le Conseil doit suspendre provisoirement les opérations de l’Association et en aviser les membres.

Le Conseil doit chercher activement des solutions pour régler cette situation de façon à pouvoir reprendre les opérations.

ARTICLE 8 – DIVERS

8.01 AMENDEMENTS

Les présents règlements peuvent être amendés sur une proposition du Conseil ou sur une proposition de membres en règle lors d’une assemblée générale annuelle.

Toute proposition écrite d’amendement par au moins deux (2) membres doit parvenir au Conseil au moins 45 jours avant l’assemblée générale annuelle.

Le Conseil doit faire parvenir aux membres toute proposition d’amendements, provenant du Conseil ou de membres, au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle.

8.02 DISSOLUTION

La dissolution de l’Association ne peut être faite par le Conseil qu’à la suite d’un vote en assemblée générale annuelle ou spéciale.

En cas de dissolution de l’Association, le Conseil, après acquittement de toutes dettes, remet les biens de l’Association, sauf les archives, à une institution ou un organisme public sans but lucratif de son choix et le plus en lien avec les activités passées de l’Association.

Le Conseil remet les archives de l’Association à une institution ou un organisme public sans but lucratif qui s’engagera à les rendre disponibles auprès des personnes intéressées à les consulter.

8.03 DATE D’ADOPTION

Statuts et règlements modifiés adoptés par le Conseil le 22 juin 2018 et approuvés par les membres en assemblée générale le 21 juillet 2018.

Statuts et règlements modifiés par les membres en assemblée générale le 24 août 2019.